El diseño de una estrategia para que la gente se sintiera bienvenida, de forma tal que cada paso desde el pre-ingreso hasta la llegada y los momentos de inicio con cada persona y proceso lograran fidelización y una gran experiencia del empleado. Es por ello que algunas empresas tienen el programa de ACOGIDA Y ADAPTACION, y se logra el objetivo: ¡la gente siente QUE LOS ESTAN ESPERANDO!

EL PROCESO:

Diseñar un proceso de onboarding eficaz es fundamental para integrar exitosamente a los nuevos empleados en cualquier organización. Aquí te describo un proceso de onboarding paso a paso que cubre diversos aspectos esenciales:

Paso 1: Preparación Previa a la Incorporación

Protagonistas: Recursos Humanos (RRHH), jefe directo, equipo de TI.

Requerimientos: Documentación laboral completa, estación de trabajo preparada, acceso a sistemas y correo electrónico.

Herramientas y materiales: Paquete de bienvenida, manuales de políticas, software de gestión de RRHH.

Tiempo: 1-2 semanas antes del primer día.

Paso 2: Primer Día – Bienvenida y Orientación

Protagonistas: RRHH, jefe directo, mentor asignado.

Requerimientos: Agenda del primer día, presentaciones de equipo, sesión de orientación.

Herramientas y materiales: Presentaciones, vídeos de bienvenida, tour virtual o físico de la oficina.

Tiempo: Primer día completo.

Paso 3: Capacitación y Desarrollo

Protagonistas: Jefe directo, equipo de formación, mentor.

Requerimientos: Plan de capacitación específico del puesto, acceso a cursos y talleres.

Herramientas y materiales: Plataformas de aprendizaje en línea, materiales de formación interna, programas de mentoría.

Tiempo: Primeras semanas a meses.

Paso 4: Integración con el Equipo

Protagonistas: Colegas, jefe directo, mentor.

Requerimientos: Actividades de team building, reuniones regulares de equipo.

Herramientas y materiales: Reuniones presenciales o virtuales, actividades de grupo.

Tiempo: Durante el primer mes.

Paso 5: Revisión y Feedback Iniciales

Protagonistas: RRHH, jefe directo, empleado nuevo.

Requerimientos: Sesiones de feedback, evaluación inicial del desempeño.

Herramientas y materiales: Formularios de evaluación, sistema de gestión del desempeño.

Tiempo: Al final del primer mes y al tercer mes.

Paso 6: Evaluación Continua y Desarrollo

Protagonistas: Jefe directo, RRHH, mentor, empleado nuevo.

Requerimientos: Planes de desarrollo profesional continuo, objetivos de desempeño claros.

Herramientas y materiales: Software de gestión del desempeño, reuniones de seguimiento.

Tiempo: Cada 3-6 meses.

Paso 7: Establecimiento de Objetivos a Largo Plazo

Protagonistas: Jefe directo, empleado nuevo, RRHH.

Requerimientos: Metas de carrera claras, expectativas de la empresa y del empleado alineadas.

Herramientas y materiales: Planes de carrera, reuniones de planificación.

Tiempo: Al final del primer año.

 

Consideraciones Adicionales:

– Comunicación continua: Mantener líneas abiertas de comunicación entre el empleado y la gerencia.

– Cultura y valores de la empresa: Integrar al empleado en la cultura corporativa desde el inicio.

– Soporte tecnológico: Asegurarse de que el empleado tenga acceso a todas las herramientas tecnológicas necesarias desde el inicio.

 

Este enfoque paso a paso no solo facilita la integración del empleado en su nuevo rol, sino que también ayuda a construir una relación sólida y de largo plazo entre el empleado y la organización.

¿COMO COMUNICO?

Crear comunicados efectivos tanto para la organización como para el nuevo empleado es clave en cualquier proceso de onboarding.

Aquí te presento modelos de comunicados internos y para el nuevo empleado en cada etapa del proceso.

Comunicado para la Organización

Antes de la Llegada del Nuevo Empleado

Asunto: Próxima incorporación de [Nombre del Empleado] al equipo de [Departamento]

Mensaje:

«`

Estimados colegas,

Nos complace anunciar que [Nombre del Empleado] se unirá a nuestro equipo de [Departamento] como [Título del Puesto] a partir del [Fecha de inicio]. [Nombre] viene con una vasta experiencia en [Breve descripción de su experiencia y habilidades relevantes].

Les pedimos que preparen sus áreas de trabajo y sistemas necesarios para asegurar una transición suave. Además, les invitamos a una breve reunión de bienvenida el [Fecha y Hora], donde tendrán la oportunidad de conocer a [Nombre] y darle una cálida bienvenida a nuestra familia [Nombre de la Empresa].

Gracias por su colaboración y apoyo en la integración de [Nombre] a nuestro equipo.

Atentamente,

[Su Nombre]

[Su Título]

[Nombre de la Empresa]

«`

Comunicado para el Nuevo Empleado

Antes del Primer Día

Asunto: Bienvenido/a a [Nombre de la Empresa], [Nombre del Empleado]!

Mensaje:

«`

Estimado/a [Nombre],

¡Bienvenido/a a [Nombre de la Empresa]! Estamos emocionados de que te unas a nosotros como [Título del Puesto] en nuestro equipo de [Departamento]. Tu primer día será el [Fecha de inicio], y hemos organizado una orientación y actividades para que te integres sin problemas.

Aquí encontrarás detalles sobre tu primer día:

– Lugar de encuentro: [Dirección de la empresa o instrucciones virtuales].

– Hora de inicio: [Hora].

– Punto de contacto: [Nombre del contacto], [Título del contacto].

Por favor, trae contigo [documentos específicos o cosas que deban traer, como identificación, documentos de trabajo, etc.]. Si tienes alguna pregunta antes de tu llegada, no dudes en contactarme directamente.

Estamos ansiosos por darte la bienvenida en persona y comenzar este emocionante viaje juntos.

Saludos cordiales,

[Su Nombre]

[Su Título]

[Nombre de la Empresa]

«`

Seguimiento Posterior

Después de la Primera Semana

Asunto: Tu primera semana en [Nombre de la Empresa] – ¿Cómo ha ido?

Mensaje:

«`

Hola [Nombre],

Espero que tu primera semana con nosotros haya sido una experiencia positiva y enriquecedora. Nos encantaría saber cómo te has sentido y si hay algo que necesites para hacer tu trabajo más cómodo y efectivo.

Por favor, dedica unos minutos para responder a este mensaje con tus impresiones y cualquier sugerencia que puedas tener. Tu feedback es crucial para nosotros y nos ayuda a mejorar nuestra experiencia de onboarding.

Gracias por tu tiempo y esfuerzo. ¡Estamos contentos de tenerte en nuestro equipo!

Atentamente,

[Tu Nombre]

[Tu Título]

[Nombre de la Empresa]

 

Estos comunicados ayudan a establecer expectativas claras, brindar apoyo y reafirmar la bienvenida al nuevo empleado, además de mantener informada a toda la organización sobre los cambios y las nuevas incorporaciones.

Gracias por leer hasta aquí, me gusta la gestión del talento humano, esperando este articulo te parezca practico y lo puedas implementar en tu organización o empresa.